【円満辞退】内定辞退をスムーズに行う方法をパターン別に解説

日常生活

複数の企業から内定をもらった場合や、条件面で折り合いがつかない場合、留年してしまった場合には内定辞退の連絡をしなければなりません。

今回は、内定をもらった企業に悪い印象を与えることなく円滑に内定辞退するためのマナーを解説します。

内定辞退する際の連絡の仕方や伝え方、メールで伝える場合の例文などについてもご紹介します。

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まずおさえるのは「いつまで」と「誰に」

内定を辞退する際は、「誰に」 連絡すればよいのかをおさえておくことが大切です。

内定辞退を伝える相手は、企業の人事などの採用担当者です。転職サイトなどを通じて自分で応募した場合は、直接企業に電話やメールをして、採用担当者に内定辞退の旨を伝えましょう。

ただし、人材紹介会社を利用した場合は、人材紹介会社経由で企業側に伝えてもらうのが一般的です。

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内定辞退の連絡をするときの基本マナー

内定辞退の連絡は、以前は電話をするか、直接訪問して伝えるのがマナーとされていましたが、現在ではメールで連絡するのが一般的です。

電話で連絡するときは、採用担当者が不在の場合、何度も電話をかけると企業に迷惑をかけてしまうことにもなりかねません。そのため、一度電話をして担当者が不在の場合は、メールで連絡するようにしましょう。

連絡のテンプレート

(1)メールで連絡する場合のマナー

メールで内定辞退の旨を連絡する場合は、以下の点に気をつけましょう。

  • 件名で内定辞退であることがわかるようにする
  • 内定のお礼を伝える
  • 辞退する理由を簡潔に述べる
  • メールでの連絡であること、内定を辞退することに関しておわびをする
  • 文末に簡単なあいさつを入れる

これらのポイントを踏まえたうえで、メールで内定辞退する際の例文をご紹介します。

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<内定辞退のメール例文>

件名:内定辞退のご連絡 ○○(氏名) 本文: ○○株式会社 人事部 ○○様

お世話になっております。○○(氏名)です。 先ほどお電話いたしましたが、ご不在とのことでしたので、メールにて失礼いたします。

先日は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。 このようなありがたいお知らせをいただきながら大変恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

最後まで悩みましたが、自分の適性やキャリアについてあらためて熟慮した結果、別の企業へ入社することを決意いたしました。 選考で貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。

本来であれば、直接お伺いしおわびをするところではございますが、メールでのご連絡となりましたことをご容赦くださいますようお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

  • 氏名
  • メールアドレス
  • 電話番号

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(2)電話で連絡する場合のマナー

忙しいことが予想される始業直後や終業直前、昼休みなどの時間帯は避けて電話をするのがマナーです。また、相手の時間を奪わないためにも、用件はなるべく簡潔に伝えましょう。

辞退理由は「一身上の都合」だけでも問題ありませんが、採用担当者によっては具体的な理由を聞かれる場合もあるため、くわしい理由も用意しておくとよいでしょう。

これらの注意点を踏まえた、内定辞退の際の電話での会話例をご紹介します。

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<内定辞退の電話の会話例>

お世話になっております。内定の通知をいただきました、○○(氏名)と申します。 採用ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。

(採用担当者に代わる)

先日は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。 大変申し上げにくいのですが、一身上の都合により、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

(辞退の理由を聞かれる)

御社のほかにも選考が進んでいた企業があり、そちらからも内定をいただきました。最後まで悩んだのですが、今後の自分のキャリアについてあらためて考えた結果、そちらの企業への入社を決意いたしました。

選考で貴重なお時間を割いていただきながら、御社にご迷惑をおかけする形になってしまい誠に申し訳ございません。

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(3)直接会って伝えることを求められた場合

内定者に辞退されてしまうと、企業は新たな候補者を探すための時間と費用を再度費やすことになります。そのため、企業のなかには電話やメールではなく、直接会って話をするように求めてくるところもあるようです。

内定者と直接会って、辞退しないように説得するのが主な目的のようですが、基本的にはこうした企業からの要求に応じる必要はありません。

(4)内定辞退した後に手紙を送るべきか?

以前は、内定辞退を伝えた後におわびの手紙を書くのがマナーとされていたこともありますが、現在では必ずしも手紙を書かなければならないというわけではありません。 ただし、以下のようなケースでは手紙を送ったほうがよいでしょう。

  • 内定承諾後である場合
  • 知人の紹介による内定の場合
  • 礼儀を重んじる企業の場合

内定辞退に関するよくある疑問

内定辞退をする際に気になる疑問点をご紹介します。

(1)内定承諾書を提出すると内定辞退はできなくなる?

企業から内定をもらうと、 「内定承諾書」の提出を求められる のが一般的です。内定承諾書とは、企業が出した内定を承諾することを確認するための書類です。

「内定承諾書を提出してしまうと、もう内定辞退はできない」と考えている人もいるようですが、それは間違いです。 内定承諾書には法的効力がないため、書類を提出した後でも入社の2週間前までであれば内定辞退をすることは可能です。

ただし、内定承諾書を提出した後に辞退すると、企業の期待を裏切るだけでなく、代わりの人材を採用しなければならなくなるため、企業にかかる負担が増してしまいます。

また、ただでさえ気が引ける内定辞退の連絡も、内定承諾書を提出した後となるとさらに気が重くなってしまいます。このような事態を避けるためにも、志望度の高い企業がほかにある場合は、内定承諾書を提出する前に内定辞退するほうがよいでしょう。

(2)メールで内定辞退の連絡をする前に電話は必要?

現在ではメールで内定辞退の連絡をすることが一般的なため、企業から求められた場合を除いて、電話で事前連絡する必要はありません。

もし、企業から電話での連絡を求められた場合でも、一度電話して担当者が不在だった場合はメールで内定辞退の連絡をして問題ありません。

ただ、メールで内定辞退の連絡をしたのに、採用担当者から返信がない場合は、担当者がメールに気づいていないか、メール自体が届いていない可能性があります。そのような場合は、念のため電話し、メールを送った旨を直接担当者に伝えましょう。

内定辞退の連絡は気が重いものですが、先延ばしにするのは絶対にやめましょう。 企業はあなたの入社を前提にさまざまな調整を進めているので、辞退の意志が固まったらなるべく早く連絡をしてください。連絡をする際は要点をまとめて、辞退の旨を簡潔に伝えましょう。

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